Der administrative Teil der Vorbereitungen einer Veranstaltung mag lästig wirken, doch er ist unerlässlich und erspart Ärger und saftige Bussen. Ausserdem schafft eine gute Zusammenarbeit zwischen den Organisatoren und den Behörden ein vertrauensvolles Klima. Davon können alle profitieren. Mit der Erledigung der nötigen Formalitäten muss mindestens ein Monat vor der Vorbereitung begonnen werden.

Die Verwaltung der Gemeinde, in der ein Anlass stattfindet, liefert genaue Angaben zum Vorgehen. In der Regel braucht es eine Bewilligung der Gemeinde, allenfalls einer kantonalen Stelle.

Für die Abgabe von Speisen und Getränken braucht es ein temporäres Patent (Festwirtschaftspatent). Für Schaustellungen und Festhallen, Veranstaltungen im Lebensraum von Pflanzen und wildlebenden Tieren ist eine Bewilligung erforderlich. Für diese Formalitäten wird eine Gebühr erhoben.

Sie Suisa ist als Verwalterin der Urheberrechte in der Schweiz im Voraus über den Anlass zu informieren. Sie hat Anspruch auf eine Abgabe, die je nach der Anzahl Personen, dem Eintrittspreis sowie dem Ertrag und dem Aufwand unterschiedlich hoch sein kann und nach der Veranstaltung aufgrund einer Schlussabrechnung festgelegt wird.

Die Schweizerische Unfallversicherungsanstalt SUVA in Luzern stellt kostenlos Informationsmaterial über das Risiko von Hörschäden bei Musikanlässen zur Verfügung. Die Broschüre Musik ohne Schaden kann per Fax (041 419 59 17) oder per E-Mail ab der Homepage der Suva bestellt werden.
Die Verordnung über den Schutz des Publikums von Veranstaltungen vor gesundheitsgefährdenden Schalleinwirkungen und Laserstrahlen (Schall- und Laserverordnung) ist bei der Eidgenössischen Drucksachen- und Materialzentrale in Bern, Telefon 031 322 39 51, zu beziehen.